Saisie automatique
Les informations d’un e-mail ou d’un formulaire arrivent seules dans votre tableur ou votre fichier clients.
Automatisation · Tâches administratives
L’administratif répétitif, fait pour vous
Saisie dans les tableurs, classement des documents, comptes rendus, fiches clients, rappels d’échéances : ce qui se répète peut s’automatiser, souvent avec les outils que vous avez déjà.
Un nouveau client vous contacte
- Formulaire rempliSur votre site, depuis son téléphoneClient
- Fiche client crééeDans votre tableur, sans recopieAutomatique
- Dossier ouvertUn dossier à son nom dans votre DriveAutomatique
- Bienvenue envoyéeMessage d’accueil et documents à fournirAutomatique
- Rappel planifiéAjouté à votre agenda pour le premier rendez-vousAutomatique
Votre part : rien : vous recevez juste le résumé.
Exemples fictifs, pour illustrer.
Ce que j’automatise
Documents classés
Factures, contrats, justificatifs : renommés et rangés dans le bon dossier, retrouvables en une recherche.
Fiches clients
Un nouveau client ? Sa fiche, son dossier et le message de bienvenue sont créés d’un coup.
Comptes rendus
Réunion, appel, visite : un résumé clair et la liste des actions, envoyés aux bonnes personnes.
Échéances
Assurances, contrats, déclarations, renouvellements : un rappel avant chaque date, jamais d’oubli.
Point de la semaine
Chaque lundi, un tableau simple par e-mail : chiffre d’affaires, devis en cours, impayés.
Avant, après
Avant
Vous copiez-collez les mêmes informations entre la messagerie, le tableur et le logiciel de facturation, avec les erreurs de recopie qui vont avec.
Après
Les informations passent d’un outil à l’autre toutes seules. Vous retrouvez tout, à jour, sans avoir rien ressaisi.
Fonctionne avec Google Workspace et Microsoft 365, tableurs, Notion, Airtable, votre logiciel métier s’il permet d’échanger des données.
Questions fréquentes
Mes outils sont anciens, est-ce possible quand même ?
Souvent, oui. Si un logiciel ne permet aucun échange de données, je vous le dis au premier rendez-vous et je vous propose une solution de contournement ou une alternative.
Combien de temps faut-il pour la mise en place ?
Une première automatisation simple peut fonctionner en quelques jours ; un projet plus complet demande quelques semaines. Le devis le précise.
Et si un de mes outils change ?
Le suivi est prévu : je surveille les automatisations et je les adapte quand vos outils évoluent.
Les autres automatisations
- E-mailsVotre boîte se trie toute seule, les demandes importantes ressortent et les réponses sont prêtes à valider.
- Devis et facturesLe devis se rédige avec vos tarifs à partir d’un e-mail ou d’un vocal, et la facture suit dès qu’il est signé.
- RelancesFactures impayées, devis sans réponse, pièces manquantes : les relances partent au bon moment, avec le bon ton.
Parlons de vos journées.
Le premier échange est gratuit et sans engagement : on regarde ensemble ce qui vous prend du temps, et je vous dis ce qui peut s’automatiser. En visio, au téléphone, ou en personne autour de La Mure et de Grenoble.
Je réponds sous deux jours ouvrés.
- E-mail contact@rollyweb-isere.fr